Make or Buy
DefinitionEntscheidung zwischen Eigenentwicklung und Kauf einer fertigen Lösung.
Make or Buy bezeichnet die Entscheidung, ob ein Unternehmen eine Software oder digitale Lösung selbst entwickeln lässt („Make“) oder eine bestehende Standardlösung einkauft bzw. abonniert („Buy“). Für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Frage besonders wichtig, weil sie direkten Einfluss auf Kosten, Geschwindigkeit, Flexibilität und spätere Abhängigkeiten von Anbietern hat.
In der Praxis geht es selten nur um Technik. Vielmehr ist Make or Buy eine strategische Business-Entscheidung: Soll eine Lösung exakt zu den eigenen Prozessen passen, oder reicht eine bewährte Standardsoftware, die schneller eingeführt werden kann? Typische Beispiele sind CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CMS (Content Management System) oder ein Ticket-System (Helpdesk).
Wann lohnt sich „Buy“?
Der Kauf einer bestehenden Software ist oft sinnvoll, wenn Prozesse weitgehend standardisiert sind und eine Lösung schnell verfügbar sein soll. Gerade bei typischen Unternehmensfunktionen wie Vertrieb, Buchhaltung, Dokumentenablage oder Support ist Standardsoftware meist wirtschaftlicher als eine Individualentwicklung. Unternehmen profitieren hier von kürzerer Einführungszeit, kalkulierbaren Kosten und regelmäßigen Updates durch den Anbieter.
- Schnellerer Start und geringere Anfangsinvestition
- Bewährte Funktionen und etablierter Support
- Oft als SaaS mit monatlichen Kosten nutzbar
- Geeignet für standardisierte Abläufe
Wann lohnt sich „Make“?
Eigenentwicklung ist dann interessant, wenn ein Unternehmen besondere Abläufe, ein spezielles Geschäftsmodell oder klare Differenzierungsmerkmale hat, die Standardsoftware nicht gut abbildet. Das betrifft zum Beispiel Kundenportale, interne Fachanwendungen oder digitale Produkte, mit denen sich ein Unternehmen vom Wettbewerb abheben will. Auch wenn mehrere Systeme eng verzahnt werden müssen, kann eine individuelle Lösung langfristig sinnvoller sein.
- Passgenaue Abbildung individueller Prozesse
- Wettbewerbsvorteile durch eigene digitale Lösungen
- Bessere Kontrolle über Funktionen und Weiterentwicklung
- Potenzial für ein gezieltes MVP (Minimum Viable Product) App zum schnellen Testen
Worauf sollten KMU bei Make or Buy achten?
Entscheidend ist nicht nur der Anschaffungspreis, sondern der gesamte Nutzen über mehrere Jahre. Wichtig sind unter anderem Einführungsaufwand, Schulung, Anpassungen, Schnittstellen, laufende Betreuung und mögliche Abhängigkeiten vom Anbieter. Gerade bei Standardsoftware sollten Unternehmen prüfen, ob ein späterer Vendor Lock-in droht oder ob Integrationen über eine API (Application Programming Interface) möglich sind.
Ein typischer Fehler ist, zu früh auf eine teure Individualentwicklung zu setzen, obwohl ein Standardprodukt für die erste Phase ausreichen würde. Umgekehrt kann eine scheinbar günstige Kauf-Lösung teuer werden, wenn sie zentrale Prozesse nur mit Umwegen unterstützt. Deshalb ist oft ein pragmatischer Mittelweg sinnvoll: Standardsoftware dort, wo Prozesse austauschbar sind, und individuelle Entwicklung dort, wo echter Mehrwert entsteht.
Make or Buy ist damit kein Entweder-oder, sondern Teil einer sinnvollen IT-Strategie und Digitalisierungsstrategie. Wer die Entscheidung strukturiert trifft, reduziert Fehlinvestitionen, verbessert die Time-to-Market und schafft eine solide Basis für zukünftige Softwareprojekte.
- 30%
geringere Anfangskosten
Für KMU ist der Kauf einer Standardlösung in der Einführungsphase oft rund 30% günstiger als eine vollständige Eigenentwicklung, weil Entwicklungs- und Projektkosten entfallen.
- 3x
schnellere Einführung
Gekaufte Software ist in B2B-Projekten häufig bis zu dreimal schneller produktiv einsetzbar als individuell entwickelte Lösungen, was Time-to-Value deutlich verkürzt.
- 45%
mehr Anpassungsaufwand
Bei Eigenentwicklungen unterschätzen viele Unternehmen den laufenden Wartungs- und Anpassungsaufwand, der über den Lebenszyklus oft rund 45% der Gesamtkosten ausmacht.
ERP-Erweiterung für die Fertigungsplanung selbst entwickeln oder als Modul zukaufen
Ein produzierendes KMU prüft, ob es eine individuelle Lösung für Feinplanung und Maschinenbelegung auf Basis seiner bestehenden Prozesse entwickelt oder ein Standardmodul des ERP-Anbieters einführt. Die Make-or-Buy-Entscheidung hilft dabei, Aufwand, Einführungszeit, Wartungskosten und den Nutzen einer passgenauen Abbildung der Produktion realistisch gegeneinander abzuwägen.
CRM-Reporting im Vertrieb intern bauen oder über ein SaaS-Tool abdecken
Ein wachsendes Vertriebsunternehmen benötigt transparente Auswertungen zu Leads, Angebotsquoten und Abschlussraten. Statt vorschnell ein eigenes Dashboard zu programmieren, vergleicht das Unternehmen interne Entwicklungsressourcen, Anpassungsbedarf und laufende Lizenzkosten mit einer sofort einsetzbaren Standardlösung.
HR-Onboarding-Prozesse digitalisieren mit Eigenlösung oder externer Software
Ein mittelständischer Dienstleister möchte Arbeitsverträge, Checklisten und Einarbeitungsaufgaben digital steuern. Im Rahmen der Make-or-Buy-Entscheidung bewertet das HR-Team, ob eine selbst entwickelte Lösung die internen Abläufe besser unterstützt oder ob eine bestehende HR-Software schneller eingeführt und einfacher gepflegt werden kann.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Make or Buy?
Make or Buy ist die Entscheidung, ob eine Software selbst entwickelt oder als fertige Lösung gekauft wird. Ziel ist es, die wirtschaftlich und strategisch beste Option für das Unternehmen zu wählen.
Wann sollten KMU Software kaufen statt selbst entwickeln?
KMU sollten eher kaufen, wenn Prozesse standardisiert sind und eine Lösung schnell eingeführt werden soll. Das ist häufig bei Bereichen wie CRM, ERP, Support oder Content-Management der Fall.
Wann ist eine Eigenentwicklung sinnvoll?
Eine Eigenentwicklung lohnt sich, wenn besondere Prozesse, ein spezielles Geschäftsmodell oder ein echter Wettbewerbsvorteil abgebildet werden sollen. Sie ist besonders sinnvoll, wenn Standardsoftware die Anforderungen nur unzureichend erfüllt.
Welche Risiken gibt es bei einer Buy-Entscheidung?
Beim Kauf einer Standardlösung können Abhängigkeiten vom Anbieter, eingeschränkte Anpassbarkeit und zusätzliche Kosten für Schnittstellen oder Erweiterungen entstehen. Deshalb sollte immer auch der langfristige Gesamtaufwand betrachtet werden.
Ist Make or Buy eine reine Kostenfrage?
Nein, neben den Kosten spielen auch Geschwindigkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit und strategische Bedeutung eine Rolle. Eine gute Entscheidung berücksichtigt daher sowohl kurzfristige als auch langfristige Auswirkungen.
Welche Kriterien sind bei einer Make-or-Buy-Entscheidung besonders wichtig?
Wichtige Kriterien bei Make or Buy sind Kosten, Umsetzungszeit, Anpassbarkeit, internes Know-how und langfristige Abhängigkeiten von Anbietern. Für KMU ist entscheidend, ob die Software ein strategischer Wettbewerbsvorteil ist oder ob eine Standardlösung den Bedarf schneller und wirtschaftlicher abdeckt.
Was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und individueller Softwareentwicklung?
Standardsoftware ist sofort verfügbar, meist günstiger im Einstieg und basiert auf bewährten Funktionen für viele Unternehmen. Individuelle Softwareentwicklung wird gezielt auf Prozesse, Anforderungen und Ziele eines Unternehmens zugeschnitten, ist aber in der Regel aufwendiger und kostenintensiver.
Kann sich eine Make-or-Buy-Entscheidung im Laufe der Zeit ändern?
Ja, Make or Buy ist keine einmalige Entscheidung, sondern sollte regelmäßig überprüft werden. Ein KMU kann zunächst mit einer Kauf-Lösung starten und später bei steigenden Anforderungen, Wachstum oder komplexeren Prozessen auf eine individuelle Entwicklung wechseln.
Wie finde ich heraus, ob für mein Unternehmen Make oder Buy die bessere Lösung ist?
Wenn Du unsicher bist, hilft eine strukturierte Bewertung Deiner Prozesse, Ziele, Budgets und technischen Anforderungen. Wir unterstützen Dich dabei, die Make-or-Buy-Entscheidung fundiert zu treffen, Risiken früh zu erkennen und eine Lösung zu wählen, die wirtschaftlich und langfristig sinnvoll ist.
Lohnt sich eine Beratung zu Make or Buy auch ohne eigenes IT-Team?
Ja, gerade ohne internes IT-Team ist eine neutrale Einschätzung besonders wertvoll, weil Fehlentscheidungen schnell teuer werden können. Wir übersetzen technische Optionen in klare Business-Entscheidungen und begleiten Dich verständlich durch den gesamten Make-or-Buy-Prozess.